Chargé d’accueil et secrétariat (h/f)

Sous l’autorité de la responsable des assemblées et du pôle secrétariat : 

Accueil et Orientation du Public :

• Gestion des appels téléphoniques : recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, réorienter l’interlocuteur
• Accueil physique du public

Courrier :

• Enregistrement des courriers et des mails via le logiciel (traitement, suivi et relance en respectant les délais)
• Affranchissement des courriers (dépôt à la poste très occasionnellement en l’absence de l’appariteur)

Administratif :

• Traitement et suivi des invitations en relation avec l’assistante du pôle secrétariat
• Enregistrement des factures
• Gestion des plannings de réservations des salles de réunions et à l’utilisation de la flotte automobile
• Elaboration et suivi des registres des actes administratifs avec l’assistante
• Photocopie - affichage - classement - archivage
• Suivi des interventions de l’appariteur
• Gestion des livraisons auprès des services
• Navette vers les sites administratifs et La Poste en l’absence de l’appariteur
• Différentes missions de secrétariat et administratives auprès des Directions
• Gestion des archives